Проблемы с квалификацией поставщиков редко выявляются еще на этапе подготовки коммерческого предложения. Они всплывают на этапе ввода в эксплуатацию, когда пакеты документов по IQ/OQ/PQ поступают в неполном виде, или во время первой инспекции регулирующих органов, когда не удается предоставить отчеты о целостности фильтров HEPA и журналы мониторинга окружающей среды для уже установленного оборудования. К этому моменту процедура закупок уже завершена, расходы на монтаж зафиксированы, а единственной возможностью для исправления ситуации становится сам период валидации. Решение, позволяющее избежать подобной ситуации, заключается не в выборе подходящего поставщика по цене или репутации, а в определении того, какие доказательства, документация и технические параметры должны быть подтверждены, прежде чем поставщик перейдет из категории «кандидат» в категорию «одобренный». Приведенная ниже информация дает подразделениям контроля качества, инжиниринга и закупок структурированную основу для принятия такого решения до начала сравнения предложений.

Важные данные о квалификации, которые следует учитывать перед сравнением предложений

Начало переговоров о цене до сбора данных о квалификации является ошибкой в последовательности действий, последствия которой усугубляются в дальнейшем. Как только поставщик получает преимущество по цене, усиливается давление, заставляющее закрывать глаза на пробелы в документации — и те пробелы, которые могли бы стать основанием для дисквалификации на этапе отбора финалистов, при утверждении превращаются в предметы переговоров о уступках.

Практический подход заключается в том, чтобы рассматривать квалификацию как предварительную проверку, а не как формальность, выполняемую после отбора. Прежде чем какой-либо поставщик пройдет этап сравнения предложений, необходимо запросить и изучить следующие документы: сертификат системы управления качеством (СМК), сертификат классификации чистых помещений, отчеты о мониторинге окружающей среды за последние шесть месяцев, сводку по пакету валидации, стандартную операционную процедуру (СОП) по отслеживанию партий, журнал корректирующих и предупреждающих действий (CAPA) за последние двенадцать месяцев, журнал контроля изменений за последние двенадцать месяцев, а также сводку данных об обучении. Эти документы не являются обязательными в одинаковой форме для всех регулирующих органов — они служат в качестве требований к сбору информации перед аудитом, что позволяет вашей команде удаленно оценить готовность поставщика, прежде чем тратить время на проведение аудита на месте.

В отношении оборудования, подлежащего валидации — установок с ламинарным потоком воздуха, дозирующих кабин, переходных камер с циклами деконтаминации — в рамках данного пакета документов для предварительного аудита следует четко запросить цепочку документации по DQ/IQ/OQ/PQ наряду с руководствами пользователя и записями о техническом обслуживании. Поставщик, который не может предоставить эти документы на этапе квалификации, не станет делать это с большей готовностью после оформления заказа на поставку. Стоимость подтверждения этого до сравнения предложений заключается в структурированном запросе документов. Стоимость подтверждения этого после сравнения предложений — это задержка графика валидации.

Доказательства, полученные в рамках системы управления качеством, по сравнению с доказательствами, полученными в чистых помещениях с учетом особенностей оборудования

Сертификат ISO 9001 подтверждает наличие у поставщика документированной системы управления качеством. Он не подтверждает, что производимое им оборудование изготавливается в контролируемой чистой комнате, что уровень содержания частиц после производства находится под контролем или что поверхности, контактирующие с продуктом, прошли валидацию стерилизации. Рассматривание сертификации СМК в качестве достаточного доказательства готовности поставщика к поставке оборудования, критически важного для чистых помещений, является одной из наиболее распространённых ошибок в процессах утверждения поставщиков — и, как правило, остаётся незамеченной до момента ввода в эксплуатацию или проведения инспекции.

Этот пробел носит структурный характер. Стандартные формы аудита по ISO 9001 разработаны с учетом общего контроля процессов, а не специфики чистых помещений. В них могут содержаться поверхностные вопросы о классе чистоты помещения, но не требуются сертификаты классификации чистых помещений, записи о перепаде давления или журналы мониторинга условий окружающей среды за шесть месяцев. В них не затрагиваются вопросы валидации упаковки для защиты от загрязнения во время транспортировки, а также отсутствует проверка наличия у аналитических приборов, используемых в производстве, документации по IQ/OQ/PQ с журналами калибровки, ведущимися в соответствии с GMP. ICH Q10 устанавливает требование, согласно которому система качества фармацевтической продукции должна регулировать контроль поставщиков на протяжении всей цепочки поставок — однако доказательства, необходимые для удовлетворения этого требования в отношении оборудование для чистых помещений выходит за рамки того, что выявляется в ходе стандартного аудита СМК.

Каждый аспект, в котором охват СМК является недостаточным, соотносится с конкретным требованием к документальному подтверждению, которое необходимо собрать отдельно.

На практике это означает, что поставщик может пройти аудит по стандарту ISO 9001, не предоставив ни одного из доказательств, характерных для чистых помещений и указанных в правой колонке. Группы по обеспечению качества, использующие стандартные формы аудита поставщиков при проверке поставщиков оборудования для чистых помещений, применяют неверный инструмент. Сама форма аудита должна быть пересмотрена — или дополнена — до того, как будет запланирован выезд на объект.

Вопросы по контролю качества и техническим аспектам для утверждения поставщика

Анализ документации и выездной аудит выполняют разные функции проверки. Предварительный анализ документации позволяет отсеять поставщиков, которые не могут предоставить базовые подтверждающие документы. Выездной аудит позволяет проверить, соответствует ли фактическая ситуация на предприятии тому, что описано в документах. Ни один из этих этапов не заменяет другой.

Анкета, заполняемая перед аудитом, должна подробно охватывать условия в чистом помещении: уровень классификации, дату повторной сертификации, тип мониторинга частиц, протокол одевания защитной одежды и периодичность мониторинга окружающей среды. В ней должны быть отражены процедуры разделения стерильных и нестерильных зон, валидация стерилизации поверхностей, контактирующих с продукцией, а также отслеживаемость партий. Следует запросить историю инспекций регулирующих органов за последние три года — неустраненные замечания по результатам недавней инспекции негативно сказываются на риске получения разрешения. Документация, поставляемая с каждой единицей продукции — сертификаты, протоколы испытаний, записи об откалибровке — должна предоставляться в соответствии со стандартной практикой, а не по специальному запросу.

Приложение 15 к 4-му тому EudraLex подтверждает ожидание, что мероприятия по квалификации, включая IQ, OQ и PQ, должны проверяться на уровне поставщика, а не восстанавливаться заказчиком после поставки. Это означает, что выездная проверка должна включать анализ протоколов испытаний на герметичность фильтров HEPA, состояние калибровки систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC), а также процедуры приемочных испытаний на объекте — а не просто осмотр производственного цеха.

Выезд на объект добавляет уровень проверки, который невозможно воспроизвести при анализе документации: обход производственного цеха для наблюдения за фактическим соблюдением требований к одежде, сверка показаний датчиков перепада давления с зарегистрированными значениями, анализ процедур передачи материалов и непосредственное общение с операторами. У поставщика, документация которого полна, но условия на объекте расходятся с ней, возникает более серьезная проблема с квалификацией, чем у того, чья документация лишь незначительно неполна. Аудит предназначен для выявления именно таких расхождений, и он может выполнить эту задачу только в том случае, если предварительный анализ документации уже позволил исключить работу по сбору документов из графика мероприятий на объекте.

Задержка при формировании короткого списка из-за отсутствия информации о владельце документа

Наиболее частая причина задержки с формированием короткого списка заключается не в том, что документы отсутствуют, а в том, что ни с одной, ни с другой стороны не было назначено лицо, ответственное за их сбор до назначения даты аудита. Когда в пакете документов, подготовленном к аудиту, отсутствует стандартная операционная процедура (SOP) по отслеживанию партий, журнал CAPA или журнал контроля изменений, время, которое следовало бы потратить на проверку возможностей, уходит на поиск этих документов во время аудита на месте. Сроки проведения аудита фиксированы. В результате отходит на второй план именно та оценка, которая действительно имеет значение.

Неясность в вопросах ответственности принимает предсказуемую форму. Отдел контроля качества исходит из того, что поставщик хранит документацию и предоставит её по запросу. Поставщик, в свою очередь, ожидает, что отдел контроля качества точно укажет, что именно требуется и в какие сроки. Ни одна из сторон явно не подтверждает распределение обязанностей. В результате запрос на предоставление документов поступает с опозданием, поставщик отвечает не полностью, а аудит проводится с пробелами, что вынуждает проводить повторные визиты или удлиняет сроки утверждения.

Срок действия сертификатов — это отдельная, но связанная с вышесказанным проблема. Поставщики, которые не обновляют свои сертификаты в соответствии с изменениями в нормативных требованиях — RoHS, REACH, «конфликтные минералы» — могут не указывать истечение срока действия сертификатов в качестве риска при квалификации поставщиков до тех пор, пока отдел закупок покупателя не выявит эту проблему на этапе формирования короткого списка. На этом этапе сроки продления зависят от поставщика, а не от покупателя, и график формирования короткого списка зависит от них.

Каждый из типичных пробелов в системе владения влечет за собой предсказуемые последствия.

Данное решение носит скорее процедурный, чем технический характер: до установления крайнего срока подачи пакета документов для предварительного аудита необходимо назначить конкретного ответственного за каждый запрос на предоставление документов с обеих сторон. Список документов без указания конкретного ответственного представляет собой перечень рисков, а не план сбора документации. Более подробную информацию об объеме документации, необходимой для утверждения оборудования на объектах, соответствующих требованиям GMP, можно найти в Контрольный список по документированию и валидации оборудования для чистых помещений в соответствии с GMP представляет собой полезный справочный материал для сравнения.

Пороговое значение для утверждения после согласования возможностей и доказательств

Одобрение поставщика не должно сводиться к субъективному решению, принимаемому в конце выездной проверки на основе накопленных впечатлений. Это должно быть решение о соответствии установленным требованиям, основанное на четко определенных критериях, подтвержденное конкретными доказательствами и одобренное соответствующими подразделениями до оформления заказа на поставку.

Порог утверждения состоит из двух компонентов. Первый — это официальный отчет по оценке рисков, в котором обобщаются результаты аудита, оценки рисков, данные о показателях эффективности и влиянии на бизнес; данный отчет проходит проверку и утверждается подразделениями контроля качества, закупок и высшим руководством. Стандарт ICH Q9(R1) поддерживает использование структурированной оценки рисков в качестве механизма, позволяющего обобщить результаты оценки поставщика и принять обоснованное решение об утверждении. Второй компонент — подписанное Техническое соглашение по качеству, в котором определены роли, критерии приемки, обязательства по управлению изменениями, права на проведение аудитов и процедуры эскалации. В совокупности эти два документа преобразуют согласованные доказательства в обязательные отношения с поставщиком — ни один из них в отдельности не является достаточным.

Пороговые значения ключевых показателей эффективности (KPI), используемые в данном процессе в качестве критериев утверждения, представляют собой расчетные показатели, а не универсальные нормативные минимальные значения. Они являются измеримыми критериями утверждения, которые позволяют оценить базовые показатели эффективности поставщика в сравнении с заданными ожиданиями до начала сотрудничества.

Во второй таблице приведены элементы утверждения, которые необходимо подтвердить перед окончательным утверждением.

Одно практическое условие влияет на то, насколько строго применяются эти пороговые значения: поставщики, работающие впервые и не имеющие подтверждённого опыта работы, не могут предоставить показатели по поставкам или завершению корректирующих и предупреждающих действий (CAPA) по предыдущим проектам. В таком случае решение об одобрении в большей степени основывается на результатах аудита, документации по квалификации и документе с техническим описанием объёма работ — при этом в Техническом соглашении по качеству должны быть четко прописаны условия для проведения оценки эффективности через определённые промежутки времени, а не полагаться исключительно на единую оценку, проводимую до одобрения.

Для оборудования, в котором эффективность фильтрации HEPA является основной переменной валидации — установки с ламинарным потоком воздуха, дозирующие и кабины для отбора проб, либо оборудование с циклами дезактивации, например: Пропускные пункты VHP — необходимо убедиться в полноте документации по квалификации и данных испытаний на герметичность фильтров HEPA до подписания документа о техническом объеме работ, а не рассматривать их как элементы поставки после завершения монтажа.

Процесс квалификации поставщиков работает эффективно, когда порог требований к подтверждающей документации определяется до начала переговоров об утверждении. Разница между поставщиком, который по сертификатам выглядит квалифицированным, и тем, кто действительно способен обеспечить выполнение ваших обязательств по вводу в эксплуатацию, валидации и контролю изменений, не видна на этапе сравнения предложений — она становится заметной, когда отсутствуют чертежи, пакеты документов по IQ/OQ/PQ неполны или протоколы проверки герметичности фильтров HEPA не соответствуют установленному оборудованию. К этому моменту решение о закупке уже принято.

Прежде чем перевести любого поставщика из категории «кандидат» в категорию «одобренный», убедитесь, что имеются все необходимые документы: данные о квалификации, техническое задание, перечень документов с указанием ответственных лиц, контактная информация для эскалации, а также подписанное техническое соглашение по качеству. Это подтверждение — не просто формальность, а единственное обоснованное основание для последующего решения об одобрении.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что произойдет, если у нового поставщика нет данных о доставках или о выполнении мер по исправлению и предотвращению неисправностей (CAPA), на основании которых можно было бы оценить его соответствие ключевым показателям эффективности (KPI) для утверждения?
A: Решение об утверждении зависит от результатов аудита, данных о квалификации и документа с описанием технического объема работ — показатели эффективности (KPI), основанные на результатах деятельности, невозможно оценить без данных о предыдущих проектах. В данном случае техническое соглашение по качеству должно содержать четкие условия для проведения оценки результативности через определенные промежутки времени, с тем чтобы точность поставки, уровень дефектов и закрытие мер по исправлению и предотвращению (CAPA) измерялись и анализировались на ранних этапах сотрудничества, а не принимались за данность при утверждении.

Вопрос: После утверждения поставщика и подписания Технического соглашения по качеству, какой следующий шаг необходимо предпринять непосредственно перед оформлением заказа на поставку?
A: Убедитесь, что документ с техническим заданием доработан и подписан, что с обеих сторон указан конкретный контактный человек для решения спорных вопросов, а также что перечень документов — включая пакет DQ/IQ/OQ/PQ, данные испытаний на герметичность фильтров HEPA и протоколы калибровки — подтвержден в качестве обязательного к поставке с согласованными сроками передачи. Эти пункты должны быть зафиксированы до оформления заказа на поставку, а не рассматриваться как последующие действия после поставки, поскольку график валидации зависит от их наличия на момент монтажа.

Вопрос: Применяется ли данный контрольный список по соответствию требованиям в равной степени к поставщикам оборудования, производство которых осуществляется за пределами страны, где действуют правила GMP?
A: Требования к документации и подтверждающим материалам для поставщиков, находящихся за пределами вашей нормативной юрисдикции, становятся более строгими, а не менее строгими. Дистанционная проверка сертификатов классификации чистых помещений, записей о мониторинге окружающей среды и данных испытаний на герметичность фильтров HEPA затрудняет независимую проверку их достоверности, а регулирующий орган не может без труда провести аудит данного объекта от вашего имени. Требование ICH Q10 о том, что системы качества фармацевтической продукции должны регулировать контроль поставщиков на протяжении всей цепочки поставок, применяется независимо от географического положения — а это означает, что объем проверки документов перед аудитом и объем аудита на месте должны быть расширены, а не сокращены, если поставщик ведет деятельность в юрисдикции, где отсутствует эквивалентный надзор за соблюдением GMP.

Вопрос: Существует ли ситуация, когда затраты на квалификацию превышают получаемую выгоду — например, при закупке расходных материалов для чистых помещений с низким уровнем риска вместо критически важного оборудования?
A: Да — степень детализации требований должна зависеть от степени критичности оборудования и его роли в вашей стратегии контроля загрязнения. Поставщик бесконтактных расходных материалов, используемых за пределами классифицированных зон, не нуждается в тех же протоколах испытаний на герметичность фильтров HEPA, журналах мониторинга окружающей среды или документации по валидации стерилизации, что и поставщик установок с ламинарным потоком воздуха или проходных камер с высокочастотным паром (VHP). Система управления рисками, предусмотренная в ICH Q9(R1), поддерживает дифференциацию усилий по квалификации поставщиков в зависимости от того, какое влияние сбой может оказать на качество продукции и безопасность пациентов — применение полного контрольного списка ко всем поставщикам без исключения приводит к увеличению рабочей нагрузки без соразмерного снижения риска.

Вопрос: Какой признак является наиболее надежным индикатором того, что поставщик может стать причиной задержек при вводе в эксплуатацию, даже если он прошел предварительную проверку документации?
A: Сигналом о наибольшем риске является наличие полного пакета документов в сочетании с условиями на объекте, которые им противоречат — показания перепада давления, не совпадающие с зарегистрированными значениями; порядок одевания защитной одежды, отличающийся от указанного в протоколе; или операторы, не знакомые со стандартными операционными процедурами (СОП), которым они номинально следуют. Поставщик с незначительными пробелами в документации, но с последовательными практиками на объекте представляет меньший риск при вводе в эксплуатацию, чем тот, у которого документация полна, но производственная площадка противоречит ей. Такое несоответствие можно выявить только в ходе аудита на месте, поэтому предварительная проверка документов должна заранее избавить от необходимости поиска документов, чтобы время аудита уделялось проверке операционной деятельности, а не поиску записей.