Запрос предложений на оборудование для вентиляции позволяет получить сопоставимые предложения только в том случае, если каждый участник определяет цену для одной и той же зоны защиты, одной и той же функции оборудования и одних и тех же интерфейсов на объекте. Если эти три параметра остаются неопределенными, поставщики будут заполнять пробелы собственными допущениями, и полученные предложения будут различаться по объему работ ещё до того, как они начнут различаться по цене. Составление запроса предложений заключается в устранении этой неопределённости до того, как кто-либо начнёт рассчитывать цену.

Начните с определения защищаемой зоны и требуемой роли по доставке с воздуха

Прежде чем указывать какое-либо оборудование, в запросе предложений необходимо указать, что именно подлежит защите и почему. Речь идет о поддержании чистоты определённого объёма помещения или о защите конкретного продукта, образца или этапа технологического процесса на одном рабочем месте? Это разные задачи, и они требуют разных подходов к подаче воздуха, даже если на первый взгляд технологии фильтрации кажутся схожими. Задача обеспечения чистоты на уровне всего помещения обычно решается путем широкого распределения фильтрованного воздуха по плоскости потолка. Задача локальной защиты обычно решается путем направления однонаправленного потока фильтрованного воздуха на одну конкретную рабочую зону, независимо от того, что происходит в остальной части помещения. Если сначала определить оборудование, а уже потом — задачу, возникает риск того, что поставщикам придется предлагать решение проблемы, которая на самом деле еще не была сформулирована.

Цель контроля загрязнения также определяет, что впоследствии будет пониматься под термином “соответствие требованиям”. Достижение целевого показателя на уровне помещения обычно проверяется по всему помещению или зоне в целом. Достижение локального целевого показателя обычно проверяется непосредственно на рабочем месте. Если в запросе предложений не указано, какой из этих вариантов применим, участники тендера могут предложить оборудование, рассчитанное и сконфигурированное для одной цели, в то время как заказчик имеет в виду другую, и это несоответствие проявится только на этапе ввода в эксплуатацию.

Целевые показатели чистоты, значения расхода воздуха и критерии приемки должны быть указаны в данном разделе в качестве параметров, подлежащих подтверждению, а не в качестве цифр, которые можно предположить в запросе предложений. Если условия эксплуатации уже точно определены, заказчик, возможно, уже знает целевую классификацию и диапазон расхода воздуха; в противном случае этот пробел сам по себе является информацией, которую поставщик должен видеть указанной как открытый вопрос, а не предметом догадок. Поставщик не может предложить конкретную конфигурацию при неуказанном целевом показателе чистоты, так же как и заказчик не может сравнивать предложения, каждое из которых было сформировано на основе разных неуказанных допущений.

Предполагаемое применение технологического процесса также влияет на степень гибкости последующих участков. Процесс, допускающий широкий диапазон конфигураций подачи воздуха, оставляет больше свободы при выборе интерфейсов и средств управления; процесс с узким диапазоном допустимых отклонений в схеме воздушного потока накладывает ограничения на расположение потолочной решетки, направление доступа и даже на то, как в конечном итоге будет осуществляться обслуживание фильтров. Именно определение защищаемой зоны и функции подачи воздуха в первую очередь позволяет рассматривать все последующие параметры — решетку потолка, инженерные коммуникации, интерфейс управления, критерии испытаний — в контексте единой, стабильной цели, а не переосмысливать их по отдельности для каждого раздела.

Разделить границы зоны подачи воздуха для FFU, LAF и терминальных HEPA-фильтров

После определения защищаемой зоны и роли системы подачи в запросе предложений должно быть указано, какое именно семейство или семейства оборудования запрашиваются, поскольку речь не идет о взаимозаменяемых вариантах, которые поставщик может свободно заменять. FFU — это потолочный блок с фильтрацией воздуха, предназначенный для подачи отфильтрованного воздуха через распределительную потолочную плоскость, что соответствует задаче обеспечения чистоты на уровне помещения. Установка LAF предназначена для локальной однонаправленной защиты в определённой рабочей зоне, что соответствует задаче защиты конкретного изделия или технологического процесса, а не всего помещения в целом. Терминальный корпус с фильтрами HEPA или ULPA служит в качестве интерфейса фильтра, устанавливаемого на потолке или стене — точки, через которую отфильтрованный воздух поступает в помещение, — и его роль зависит от того, что его питает, и от того, как организовано пространство вокруг него. Эти три роли могут присутствовать в одном проекте, не являясь одним и тем же запросом, и в запросе предложений должно быть указано, желает ли заказчик, чтобы отдельные комплекты оценивались по своим собственным условиям, или требуется скоординированный набор компонентов, которые должны работать вместе как единая система подачи воздуха.

Это различие меняет значение понятия “одинаковое ценовое предложение” при сравнении участников тендера. Поставщик, предлагающий комплект FFU, и поставщик, предлагающий комплект LAF, не конкурируют в одном и том же объеме работ, даже если оба комплекта устанавливаются в одном помещении, поскольку они решают разные аспекты задачи обеспечения воздушного потока. Если в рамках проекта действительно требуется как распределенная система подачи воздуха через потолок, так и локализованная защищенная зона в пределах одного и того же помещения, в запросе предложений это должно быть четко указано, чтобы участники тендера рассчитывали стоимость взаимодействия между этими двумя системами, а не оценивали каждое из своих устройств отдельно, оставляя границу между ними неопределенной.

Точные размеры, фильтрующие материалы, архитектура системы управления, материалы изготовления и заявленные эксплуатационные характеристики остаются вопросами, подлежащими согласованию с поставщиком, независимо от того, какая серия указана. Название серии определяет, какую роль оборудование играет в стратегии организации воздушных потоков проекта; оно не определяет конфигурацию, которая будет соответствовать конкретным требованиям проекта в отношении чистоты или защиты. Текущие страницы по серии YOUTH для Блок фильтрации вентилятора, который Устройство ламинарного потока воздуха, и Корпус HEPA Каждая из них описывает роль планирования в таких терминах, и в запросе предложений можно указать ту роль, которая соответствует проекту, не рассматривая описание на странице в качестве замены конфигурации, специфичной для данного проекта.

Зафиксировать значения ввода на объекте и в интерфейсе перед расчетом стоимости

Оборудование для подачи воздуха не существует в отрыве от помещения, в котором оно устанавливается, и значительная часть различий между предложениями разных поставщиков обусловлена тем, как каждый из них интерпретирует физические и инженерные интерфейсы, которые заказчик ещё не указал. Потолочная решетка или конструкция опоры определяют, как агрегат будет физически закреплён и герметизирован, и проект с уже существующей подвесной решёткой сталкивается с иными ограничениями, чем тот, в котором конструкция вокруг оборудования создаётся с нуля. Наличие пленума или трасса воздуховода определяют, поступает ли воздух в агрегат через канальную подачу или через пленум обратного воздуха, что влияет как на конструкцию агрегата, так и на способ доступа к нему для технического обслуживания. Направление доступа к агрегату — сверху, снизу или сбоку — определяет зазоры, которые необходимо предусмотреть в проекте помещения, и ошибка в этом вопросе после выбора оборудования может привести к необходимости переделки потолка или самой планировки помещения.

Вспомогательное оборудование и интерфейс управления или мониторинга относятся к одному и тому же «зафиксированному набору». От того, предполагается ли, что оборудование будет передавать информацию о своём состоянии в систему управления зданием или объектом, работать исключительно под управлением локальных средств управления или использовать какую-либо промежуточную схему, зависит, что должен включить поставщик и что должен предоставить заказчик на границе. Предполагаемая схема обслуживания фильтров — то, как фильтры устанавливаются, проверяются и в конечном итоге заменяются — напрямую связана с выбором направления доступа, поскольку агрегат, доступ к которому возможен только снизу, требует иного подхода к обслуживанию, чем агрегат, доступ к которому осуществляется сверху, через потолок.

Сайт Руководство по монтажу и техническому обслуживанию линейки FFU компании Price Industries показывает, что герметизация потолка, подвесная опора, прокладка электропроводки, балансировка воздуховодов, выбор контроллера и измерение расхода воздуха на месте рассматриваются как отдельные вопросы взаимодействия, а не объединяются в одну общую строку “монтаж”. Такое разделение представляет собой полезную структуру для запроса предложений, хотя конкретные процедуры, приведенные в руководстве, относятся к определенной линейке продуктов и не могут трактоваться как спецификация YOUTH. Основная идея остается в силе в общем плане: каждый из этих вопросов взаимодействия может быть возложен на другую сторону — заказчика, поставщика или подрядчика по монтажу — и если в запросе предложений не предусмотрено обязательное распределение обязанностей до формирования цены, каждый участник тендера будет исходить из своих собственных допущений по умолчанию, и эти допущения не будут совпадать.

Если расчетная рабочая точка уже определена в ходе предыдущих инженерных расчетов, в запросе предложений (RFQ) её можно указать как заданную величину; если же она зависит от решений, которые ещё предстоит принять в других частях проекта, об этом следует указать в запросе предложений, поскольку поставщик, рассчитывающий цену исходя из предполагаемой рабочей точки, которая впоследствии изменится, формирует цену на несоответствующее оборудование.

Сравните перечни включённых и исключённых услуг, а также результаты тестирования, предоставляемые поставщиками

Две коммерческие предложения, в которых указана одинаковая цена на одно и то же оборудование, могут всё же предусматривать разный объём работ, если в одном из них включены позиции, которые в другом считаются исключёнными или поставляемыми сторонними поставщиками. Сравнение необходимо проводить по каждой позиции в соответствии с фиксированной спецификацией, а не путём прямого сопоставления итоговых цен. Поставка оборудования и фильтров — это самая базовая позиция, но она уже вызывает вопрос: включает ли указанная цена фильтры, установленные и готовые к эксплуатации, или фильтры, поставляемые отдельно для монтажа на месте? Выбранные элементы управления и аксессуары составляют вторую строку, поскольку базовая цена одного поставщика может включать комплект элементов управления, который другой поставщик оценивает как дополнительную опцию. Чертежи, заводские технические характеристики, поддержка при монтаже, условия ввода в эксплуатацию и передача результатов полевых испытаний — каждая из этих позиций представляет собой момент, когда поставщик может либо включить соответствующий объект поставки, либо оставить его в сфере ответственности покупателя, и предложение, в котором ничего не сказано об одном из этих моментов, не обязательно будет дешевле — оно может просто быть неполным.

Данные о результатах деятельности заслуживают особого внимания, поскольку они могут быть представлены на неодинаковой основе, но при этом на первый взгляд выглядеть сопоставимыми. Руководство по передовым методам эксплуатации вентиляторно-фильтрующих установок, подготовленное Национальной лабораторией имени Лоуренса Беркли рекомендует запрашивать информацию о эксплуатационных характеристиках — включая фильтрацию, вибрацию и шум — на основе стандартизированных испытаний и с учетом реальных эксплуатационных условий, предусмотренных проектом, а не принимать на веру данные, которые случайно публикует тот или иной производитель. Это способствует созданию системы сравнения на основе конкретных испытательных критериев; при этом не устанавливается, каким должно быть какое-либо конкретное значение, и не гарантируется, что данная установка будет работать на заявленном уровне в рамках данного проекта. Если один участник тендера указывает данные о характеристиках при условиях эксплуатации, отличных от тех, которые указаны другим участником, эти цифры не поддаются прямому сравнению, даже если они приведены в одной строке коммерческого предложения.

Если в предложении указано, что поддержка при монтаже и вводе в эксплуатацию включена в стоимость, в запросе предложений следует обязать участника тендера точно указать, что именно входит в эту поддержку — герметизация, электромонтаж, подключение к воздуховодам, балансировка, помощь при вводе в эксплуатацию, — поскольку термин “включено” может означать совершенно разные объемы работ и сферы ответственности у разных поставщиков. Описание линейки фильтрующих вентиляторных установок компании Camfil отмечает, что такая установка объединяет в себе вентилятор, фильтр HEPA и систему управления, а также может включать в себя опции потолочного модуля, доступа и испытательного отверстия, которые необходимо определить в рамках единого пакета; речь идет об информации о продукции конкретного производителя, относящейся к линейке данной компании, однако основная идея — заключающаяся в том, что пакет типа FFU объединяет в себе ряд решений, требующих четкого определения, — применима к любому проекту, в рамках которого сравниваются предложения от нескольких поставщиков.

Преобразование открытых позиций в сопоставимую таблицу запросов предложений

Каждый вопрос, оставшийся нерешенным в предыдущих разделах, должен быть определён одним из трёх вариантов до публикации запроса предложений (RFQ): условием проекта, на которое соглашается заказчик; вопросом, на который поставщик должен ответить в своём предложении; или пунктом согласования, привязанным к конкретному этапу представления предложений. Оставление вопроса неопределённым не отменяет необходимости принятия решения — оно просто перекладывает ответственность за принятие решения на ту сторону, которая возьмёт её на себя первой, как правило, молчаливо, и, как правило, в том направлении, которое будет для неё наиболее выгодным. Заказчик, заинтересованный в получении сопоставимых предложений, не может допустить, чтобы такая ситуация повторялась по каждому пункту в предложениях разных участников тендера.

Практический механизм прост: для каждого открытого пункта — целевого показателя охраняемой территории, границ семейства оборудования, верхнего предела интерфейса, подключения инженерных сетей, архитектуры управления, базы испытаний — в запросе предложений указывается либо фиксированная стоимость проекта, либо точный вопрос, на который должен ответить участник тендера, а также определяется этап подачи документов, на котором данный пункт закрывается. Некоторые пункты закрываются на этапе представления предложения, когда участник тендера указывает основу своей конфигурации и допущения относительно интерфейсов. Другие закрываются на этапе проверки чертежей, когда чертеж интерфейса участника тендера сверяется с фактическими условиями на объекте. Ещё другие закрываются только при вводе в эксплуатацию, когда применяются основания для полевых испытаний и происходит передача объекта в эксплуатацию. Последовательность действий имеет значение, поскольку слишком позднее закрытие пункта — обнаружение несоответствия интерфейса при монтаже, а не при проверке чертежей — обходится дороже, чем его выявление на более раннем этапе, хотя в самом запросе предложений и не указано, насколько именно дороже.

Единственное правило, которое обеспечивает целостность всего графика, — это недопущение молчаливого уклонения от ответственности. Ответственность за проектирование, монтаж, тестирование, соответствие требованиям и приемку представляет собой отдельные границы, и участник тендера, который явно не указал, где проходит его граница по каждому из этих пунктов, фактически не ответил на запрос предложений, независимо от того, насколько полным выглядит его ценовое предложение. Требование к каждому участнику тендера четко обозначить свои границы в письменной форме в соответствии с одним и тем же перечнем открытых вопросов — вот что делает полученные предложения сопоставимыми с коммерческой точки зрения. И не потому, что оборудование гарантированно будет идентичным, а потому, что объем работ, на который каждый участник устанавливает цену, сформулирован достаточно четко, чтобы заказчик мог оценивать различия в подходах, а не различия в том, что молчаливо предполагалось. Связанный ресурс на этом же сайте: Руководство по оценке поставщиков при закупке оборудования для чистых помещений, рассказывает о том, как продолжить это сравнение после получения ответов.

Часто задаваемые вопросы

Q: С чего лучше начать мой запрос на предложение: с количества оборудования или с площадей, которые нам нужно обслуживать?
A: Начните с помещения или локальной зоны, предполагаемого назначения и ответственности за подачу воздуха. Затем определите требуемые группы оборудования и границы их комплектации. Указание количества без учета этих критериев может побудить поставщиков предлагать различные решения для разных предполагаемых задач.

Q: Могу ли я заказать комплексный пакет, оставив при этом некоторые параметры конфигурации открытыми?
A: Да. Определите известные интерфейсы и обозначьте каждый нерешённый вопрос, касающийся размеров, фильтров, средств управления или режима работы, в качестве пункта ответа поставщика или пункта подтверждения проекта. Требуйте указания конкретной конфигурационной основы и этапа представления документации, а не допускайте, чтобы неопределённые параметры исчезали в допущениях, заложенных в коммерческом предложении.

Q: Как мне запросить данные о шуме или вибрации для объективного сравнения поставщиков?
A: Запрашивайте данные, полученные на основе единообразных испытаний, проводимых в соответствии с заявленными условиями эксплуатации. Каждый ответ должен соотноситься с предлагаемой конфигурацией и рабочей точкой. Значения, указанные в заголовках при различных условиях, не позволяют провести нормализованное сравнение.

Q: Включают ли заводские данные о производительности результаты полевых испытаний, необходимых для нашего проекта?
A: Не обязательно. Разделите заводские данные и положения об испытаниях, измерения на объекте, протоколы и процедуру приемки-передачи. Попросите каждого участника тендера указать, какие виды работ и документы включены, исключены или относятся к компетенции других сторон, чтобы предложение по оборудованию не было ошибочно принято за полный объем работ по проверке.