URS, выпущенный до того, как отделы контроля качества и проектирования согласовали формулировки, редко содержит явные ошибки на этапе составления. Недостатки проявляются позже — в виде журнала несоответствий, который невозможно закрыть на этапе приемочных испытаний (FAT), заказа на изменение от поставщика из-за того, что размеры были указаны до подтверждения прохода через стену, или замечания регулирующих органов при проверке из-за того, что требования к целостности данных так и не были указаны. Решение, позволяющее предотвратить большинство таких последствий, заключается не в использовании более качественного шаблона, а в соблюдении строгой дисциплины в отношении того, что должно содержаться в каждом пункте до выпуска документа. К моменту окончания чтения вы должны быть в состоянии оценить, готов ли черновой вариант URS к передаче для подготовки коммерческого предложения или же он несет в себе риски, которые проявятся на этапе приемки.

Разделы URS, в которых функции отделены от доказательств приемки

Наиболее устойчивая конструктивная проблема в оборудование для чистых помещений URS — это положение, в котором указывается, что должно обеспечивать оборудование, без уточнения способа подтверждения этого. Требование, сформулированное следующим образом: “устройство должно поддерживать условия класса 5 по стандарту ISO”, является функциональным требованием. Без указания конкретного метода проверки, привязанного к этапу квалификации, оно также не поддается проверке в формальном смысле — ни один поставщик не сможет с уверенностью включить его в коммерческое предложение, ни один инженер по обеспечению качества не сможет закрыть его на этапе приемочных испытаний (FAT), а ни один аудитор не сможет отследить его до соответствующей документации, подтверждающей выполнение требования.

Практическое решение заключается в том, чтобы присвоить каждому требованию этап подтверждения приемлемости на этапе составления документации, а не после подготовки коммерческого предложения. Приложение 15 к тому 4 EudraLex и руководство FDA по валидации процессов определяют квалификацию как поэтапную, запланированную деятельность, которая начинается с определения критериев приемлемости — а это означает, что URS является исходным документом, позволяющим спланировать квалификацию. Использование подхода, основанного на оценке рисков, позволяет сохранить соразмерность затрат: требования с высоким уровнем риска — те, которые имеют прямое влияние на безопасность пациентов или качество продукта — должны проверяться в ходе PQ в самых неблагоприятных условиях процесса. Требования со средним уровнем риска, как правило, проверяются во время OQ или SAT в нормальном рабочем диапазоне. Требования с низким уровнем риска часто можно считать выполненными на основании документации по экспертизе проекта или стандартных проверок FAT.

Матрица прослеживаемости, связывающая каждый идентификатор требования URS с назначенной ему фазой квалификации, представляет собой полезный инструмент планирования и подготовки к аудиту, а не формально обязательный формат документа. Её практическая ценность заключается в том, что она заставляет задаться вопросом — на этапе составления проекта — о том, можно ли на самом деле проверить данное требование с помощью назначенного метода. Если пункт не может быть соотнесён с конкретным условием испытания, его необходимо либо переписать в виде измеримой функции, либо удалить. Непроверяемые положения, которые остаются в окончательной версии URS, как правило, вновь появляются в виде нерешенных вопросов на этапе ввода в эксплуатацию, когда отсутствует четкий механизм их устранения и нет бюджета на его создание.

Для команд, выбирающих устройства для обеспечения воздушного потока, такие как Вентиляторно-фильтрующий блок — FFU, отделение функционального требования (поддержание однонаправленной скорости нисходящего потока по всей поверхности фильтра) от подтверждающих данных (скорость прохождения потока в соответствии с ISO 14644-3 во время операционной квалификации) позволяет избежать распространенной проблемы, когда поставщик демонстрирует соответствие условиям испытаний, отличным от тех, которые были предусмотрены отделом контроля качества.

Подробности интерфейса: отдел контроля качества и инженерный отдел должны согласовывать свои действия

Язык контроля качества и инженерные детали могут описывать одно и то же требование способами, которые не переводятся друг на друга. Пункт документа по контролю качества, требующий “контролируемой температуры и влажности, подходящих для данного процесса”, и инженерная спецификация, определяющая размеры системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (ОВКВ) с допуском ±3 °C от номинального заданного значения, могут быть внутренне согласованными, но при этом создавать совершенно разные критерии приемки. Проблема согласованности заключается не в намерениях — обе команды стремятся к одному и тому же результату — а в различиях в терминологии, которые превращаются в проблему верификации при начале приемочных испытаний.

Решение заключается в том, чтобы согласовать конкретные количественные показатели и включить их в техническое задание (URS) до выпуска документа. Диапазоны контроля параметров окружающей среды, соответствующие требованиям стандарта ISO 14644 и Приложения 1 к GMP ЕС — температура 18–24 °C, относительная влажность 30–60% RH, перепад давления не менее 10 Па в каскадной конфигурации — должны быть указаны в качестве заданных отделом контроля качества (QA) допустимых значений, достижение и мониторинг которых, как подтверждает инженерный отдел, возможно с помощью установленной системы. Аналогичным образом, расчетные значения расхода воздуха по классам ISO и технические характеристики эффективности фильтров должны быть указаны с достаточной точностью, чтобы предотвратить замену поставщика в процессе изготовления.

Требования к материалам и поверхности часто остаются недостаточно конкретизированными в рамках взаимодействия между подразделениями. Требование отдела контроля качества (QA) о “легко очищаемых внутренних поверхностях” не может быть напрямую преобразовано в спецификацию качества сварного шва, размер радиуса угла или тип герметика для соединений — однако именно эти инженерные детали определяют, можно ли подтвердить соответствие поверхности требованиям очистки в рамках протокола операционной квалификации (OQ). Требование наличия гладких непористых поверхностей у панелей с эпоксидным покрытием или электрополированной нержавеющей стали, с закруглёнными внутренними углами и герметизированными стыками, даёт как отделу контроля качества, так и инженерному отделу общий ориентир, который можно проверить во время приёмки на месте (FAT) и подтвердить в ходе квалификации установки (IQ). Если циклы деконтаминации паром перекиси водорода (VHP) являются частью технологической схемы, необходимо чётко указать совместимость материалов с парами перекиси водорода — эта деталь актуальна для такого оборудования, как Проходные камеры и отсеки VHP которые требуют характеристик внутренних поверхностей, отличающихся от стандартных для мебели для чистых помещений.

Если согласование этих вопросов оставить на этап переговоров после предоставления коммерческого предложения, это может привести к тому, что инженеры разработают конструкцию с учетом такого качества поверхности, которое служба контроля качества не сможет подтвердить с точки зрения очистки, что потребует либо отклонения от протокола, либо дорогостоящей замены материала после изготовления. Согласование конкретных параметров на этапе URS — до того, как какой-либо поставщик примет на себя обязательства по проектированию — позволяет сохранить варианты выбора и обеспечить четкий процесс квалификации.

Пропуски в требованиях, приводящие к несоответствиям в предложениях и при передаче проекта

Пробелы в техническом задании (URS) не бросаются в глаза. Пункт, в котором используется фраза “достаточный воздушный поток”, выглядит как требование, но на самом деле дает поставщику возможность интерпретировать его по-своему. При подготовке коммерческого предложения поставщики восполняют пробелы собственными допущениями. Эти допущения могут быть обоснованными с точки зрения общей отраслевой практики, но совершенно неверными для конкретных условий технологического процесса. Пробел становится заметным только тогда, когда при приемочных испытаниях используется измеримый критерий, который никогда не был согласован, а к этому моменту проект уже находится на этапе сдачи, и нет механизма для устранения проблемы без ущерба для графика.

Схемы упущений, которые приводят к наиболее систематическим сбоям на последующих этапах, как правило, подпадают под определенные категории. Нечеткие формулировки, касающиеся эксплуатационных характеристик, повторно используемые шаблонные положения, не относящиеся к данному типу оборудования, отсутствие требований к целостности данных, а также недокументированные точки доступа для технического обслуживания — все это ведет к конкретным причинам сбоев, которые, как правило, проявляются на предсказуемом этапе проекта.

Нарушения целостности данных заслуживают особого внимания, поскольку их последствия проявляются с задержкой, а их устранение обходится дорого. Руководство FDA и Приложение 1 к GMP ЕС содержат требования к аудиторским следам, доступу на основе ролей и функциональности электронной подписи в тех случаях, когда оборудование включает компьютеризированные системы, влияющие на записи о качестве продукции. URS, не учитывающий эти требования, создает пробел, который поставщик не имеет оснований устранять — и который отдел контроля качества в конечном итоге выявит в ходе квалификации или инспекции. Добавление функциональности контрольного журнала в уже установленные системы управления оборудованием редко бывает простым делом и часто требует изменения программного обеспечения, что влечет за собой повторную валидацию.

Доступ для технического обслуживания — это категория, в которой упущения приводят не к выявленным нарушениям, а к дополнительным затратам, однако динамика затрат в данном случае столь же предсказуема. Люк доступа, не указанный в техническом задании (URS), может отсутствовать в поставленном агрегате или быть расположен в таком месте, что для его использования потребуется перемещение оборудования. Требование, фиксирующее расположение панелей, зазоры между дверями и зону доступа для очистки — даже на функциональном уровне — предоставляет инженерной команде достаточно информации для проверки чертежей поставщика до начала изготовления, а не после поставки. Для команд, занимающихся также документационной частью этого процесса, структурированный подход к утвержденные контрольные листы для аудита оборудования чистых помещений и стандартные операционные процедуры (СОП) может помочь подтвердить, что требования на этапе установки прослеживаются до исходного технического задания (URS).

Одним из процедурных упущений, которое легко упустить из виду, является отсутствие формального контроля за изменениями в техническом задании (URS). Документ, который может быть неформально пересмотрен после составления коммерческого предложения, создает риск того, что приобретаемое оборудование и действующее техническое задание будут отражать разные требования — такое несоответствие приводит к необходимости повторной квалификации, если изменение не было задокументировано и оценено до размещения заказа.

Компромиссы при закупках между стандартными модулями и индивидуальными решениями для обеспечения соблюдения GMP

Решение о приобретении агрегата стандартной конфигурации или заказе индивидуальной конструкции зачастую принимается не на основе четко сформулированной стратегии закупок, а косвенно — в зависимости от того, как составлен технический задание (URS). Техническое задание, в котором до подтверждения интерфейса с объектом подробно указаны строительные материалы, геометрия траектории воздушного потока, размеры панели управления и логика блокировок, фактически обязывает заказать индивидуальный агрегат — поскольку ни одна стандартная конфигурация не будет соответствовать такому уровню детализации. В результате команда по закупкам сталкивается либо с процедурой внесения изменений в заказ, либо с отклонением от объема работ, ни то, ни другое из которых не было запланировано на этапе запуска проекта.

Функционально-ориентированное техническое задание (URS) сохраняет свободу поставщиков в выборе конфигурации, определяя не то, как должно быть построено оборудование, а то, какие задачи оно должно выполнять. Такой подход позволяет учитывать стандартные агрегаты при подготовке коммерческих предложений и дает инженерам возможность оценить, соответствует ли стандартная конфигурация поставщика функциональным требованиям, вместо того чтобы заставлять поставщиков составлять предложения на основе предписанного проекта. Компромисс заключается в том, что функционально-ориентированные URS требуют, чтобы отдел контроля качества и инженерный отдел заранее согласовали критерии приемки — ведь без такого соглашения поставщиков невозможно оценивать на равных условиях.

Сроки установления контактов с поставщиками представляют собой структурный риск в сфере закупок, который в большинстве планов проектов явно не учитывается. Обращение к производителям до завершения разработки технического задания (URS) приводит к тому, что в процесс определения технических требований проникают предположения поставщиков. Поставщик, ответивший на ранние вопросы о своем стандартном ассортименте продукции, может сформировать объем технического задания исходя из того, что он может поставить, а не из того, что требуется в рамках процесса. Отправка запроса на предоставление коммерческого предложения до внутреннего утверждения технического задания (URS) фиксирует технические требования на этапе, когда отделы контроля качества и инжиниринга, возможно, еще не устранили разногласия по вопросам взаимодействия — а это означает, что коммерческое предложение будет подготовлено на основе документа, который вскоре изменится.

Завышение допустимых отклонений является одним из факторов, влияющих на затраты, который в большинстве конфигураций не приносит никакой пользы с точки зрения соответствия требованиям. Если технологическое окно для операции розлива требует контроля температуры в пределах ±3 °C, а система отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC) способна надежно обеспечить точность ±1 °C, то указание в URS значения ±0,5 °C приводит к увеличению затрат на оборудование и системы управления без улучшения показателей качества продукции. Согласование требований к допускам с фактическим валидированным технологическим окном — а не требование самых жестких допусков, которые может предложить поставщик, — является принципом закупочной дисциплины, который следует внедрять именно на этапе URS.

Условие выпуска после уточнения владельца, метода и записи о приемке

URS, готовый к составлению коммерческого предложения, — это не то же самое, что полный URS. Полнота в смысле составления документа означает, что все разделы заполнены. Готовность к составлению предложения означает, что каждое требование имеет три конкретных атрибута: указанного ответственного, который несет ответственность за проверку требования; определённый метод приёмки, привязанный к конкретной фазе квалификации; а также поле для ответа поставщика, в котором он может документально подтвердить, как предлагаемая им конфигурация соответствует указанному требованию. Без всех трёх этих атрибутов документ выглядит как техническое задание, лишенное структуры, необходимой для завершения приёмки на любом этапе проекта.

Последовательность этапов квалификации, следующая за утвержденным URS — проектная квалификация, FAT, SAT, IQ, OQ, PQ и итоговый отчет — соответствует структуре, описанной в приложении 15 к тому 4 EudraLex. На каждом этапе формируются доказательства, которые можно проследить до конкретного требования URS. Если в требовании не был указан конкретный метод проверки, то от этого требования к записи об аттестации не пролегает чёткий путь, и этот пробел становится уязвимым местом при аудите. Процесс аттестации также предполагает, что несоответствия, выявленные в ходе FAT и SAT, должны быть официально устранены до начала IQ — а это означает, что любое требование, которое было неясным на этапе подготовки коммерческого предложения, приведёт к возникновению несоответствия, задерживающего переход между этапами. Для команд, переходящих от URS к активному планированию аттестации, подробное прохождение Квалификация IQ, OQ и PQ оборудования для чистых помещений содержит практические рекомендации по построению каждого этапа с учетом технических характеристик оборудования.

Проверка перед выпуском предложения проводится довольно просто: необходимо прочитать каждое положение требования и убедиться, что в поле «Ответственный» указана конкретная должность или лицо, в поле «Метод приемки» указана конкретная стадия квалификации и подход к испытаниям, а поле «Ответ поставщика» присутствует и пусто — готово к заполнению поставщиком. Требование, которое не проходит эту проверку, следует доработать ещё на этапе составления документа, а не после того, как в ходе первого раунда запроса предложений выяснится, что поставщики ответили на него несогласованно.

Практическим критерием для утверждения URS является не то, насколько точно в нём описано оборудование, а то, можно ли каждый пункт закрыть на конкретном этапе проекта с помощью указанного метода в соответствии с определённым критерием. Документ, отвечающий этому критерию, предоставляет поставщикам достаточно информации для составления предложения по эквивалентному объему работ, даёт инженерному отделу представление о замысле проекта, которое можно подтвердить с помощью чертежей поставщика, а также обеспечивает отдел контроля качества опорную точку для квалификации, которая сохраняется на всех этапах — от приёмки на месте (FAT) до квалификационных испытаний (PQ) — без необходимости повторных переговоров после подачи предложения.

Перед отправкой URS на получение ценового предложения убедитесь, что отделы контроля качества и инжиниринга ознакомились с одной и той же версией документа, что параметры взаимодействия — расход воздуха, давление, температура, технические характеристики фильтров, качество поверхности и доступ для технического обслуживания — сформулированы в терминах, которые обе команды могут проверить независимо друг от друга, и что требования к целостности данных и контролю изменений четко прописаны, а не остаются предметом допущений. Время, затрачиваемое на этот этап внутренней согласования, измеряется днями. Стоимость пропуска этого этапа, как правило, проявляется на этапе передачи проекта и измеряется неделями.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли эффективно использовать URS, если отделы контроля качества и инжиниринга работают на основе отдельных внутренних документов, которые ещё не были согласованы?
A: Нет — URS, составленный на основе несогласованных исходных данных, приведет к появлению критериев приемки, которые отдел контроля качества и инженерный отдел будут интерпретировать по-разному, а это означает, что этапы квалификации не смогут быть завершены без проблем. Согласование между этими двумя подразделениями должно происходить до составления документа, а не во время рассмотрения коммерческого предложения. Параметры взаимодействия, такие как расход воздуха, эффективность фильтрации, перепад давления, качество поверхности и требования к целостности данных, должны иметь единое согласованное значение, которое обе команды смогут независимо проверить, опираясь на один и тот же чертеж поставщика или протокол испытаний.

Вопрос: После публикации запроса на предложение (URS) и получения предложений, какой следующий шаг следует предпринять перед выбором поставщика?
A: Оценивайте каждое коммерческое предложение непосредственно по сравнению с соответствующим полем ответа поставщика в URS — а не исходя из общего впечатления о том, выглядит ли предлагаемое устройство подходящим. Каждый поставщик должен был ответить на каждое требование, указав конкретную конфигурацию, предоставив заявление о соответствии или задокументировав исключение. Требования, по которым поставщик предложил отклонение или оставил поле без ответа, должны быть урегулированы посредством письменных разъяснений до выбора поставщика, поскольку неурегулированное несоответствие на этапе предложения вновь проявится в виде несоответствия на этапе приемочных испытаний (FAT) без согласованного механизма его устранения.

Вопрос: В каких случаях URS, основанный на функциях, создаёт больше рисков, чем URS, основанный на предписаниях?
A: Функционально-ориентированное техническое задание (URS) становится проблемой, когда интерфейс объекта уже зафиксирован, а оборудование должно соответствовать жестким ограничениям по размерам или интеграции, которым стандартная конфигурация поставщика может не соответствовать. Если проход через стену, точка подключения к инженерным сетям или интеграция с системой управления определены до составления коммерческого предложения, эти ограничения должны быть указаны в виде явных требований — а не подразумеваемых результатов — чтобы поставщики могли подтвердить соответствие, а не просто предполагать его. Функциональный подход наиболее эффективен, когда детали интерфейса объекта ещё не определены; как только они фиксируются, соответствующие параметры должны быть сформулированы в виде четко сформулированных требований с указанием доказательств приемки.

Вопрос: Стоит ли платить дополнительную плату поставщику, предоставляющему специализированную поддержку в оформлении документации по GMP, или достаточно URS для определения того, что должны предоставлять стандартные поставщики?
A: Это зависит от того, может ли ваша внутренняя команда по квалификации подготовить всю необходимую документацию самостоятельно на основе URS. Чётко структурированный URS с указанием конкретных методов проверки для каждого требования предоставляет любому квалифицированному поставщику достаточно информации для проведения приемочных испытаний на месте (FAT) и предоставления пакетов данных по вводной квалификации (IQ), необходимых вашей команде. Доплата за специализированную поддержку в подготовке документации по GMP оправдывается в тех случаях, когда проект включает сложные системы управления, требующие валидации программного обеспечения, конфигурации из нескольких модулей с взаимозависимыми этапами квалификации или сжатые сроки, при которых задержки с документацией влекут за собой штрафы за нарушение графика — то есть в сценариях, когда поставщик, понимающий последовательность квалификации от DQ до PQ, снижает риск несогласованности, который невозможно устранить с помощью одного только URS.

Вопрос: Что произойдет, если URS официально утверждено, но после предоставления предложения произошли существенные изменения в состоянии объекта — нужно ли заново проходить всю процедуру квалификации?
A: Не обязательно, но изменение должно пройти оценку в рамках формальной процедуры контроля изменений до размещения заказа или начала изготовления. Необходимо пересмотреть URS с учетом обновленных условий, оценить влияние на уже согласованные критерии приемки и уведомить поставщика в письменной форме до того, как его проект будет утвержден. Если изменение затрагивает требование, которое уже было указано в коммерческом предложении и принято, требуется официальное дополнение к коммерческому предложению. Продолжение работ без прохождения процедуры контроля изменений приводит к несоответствию, при котором установленное оборудование и действующий URS отражают разные требования — что, как правило, проявляется в виде необходимости повторной квалификации во время инспекции, а не в виде устранимого несоответствия при сдаче объекта.