Прежде чем проект по созданию чистой комнаты превратится в действующее помещение, он проходит через руки многих людей, и как только две стороны начинают полагать, что граница ответственности лежит на другой стороне, эта граница перестает контролироваться кем-либо. Вопрос заключается не в том, существует ли матрица ответственности на бумаге, а в том, построена ли она вокруг реальных точек, где происходит передача работы, информации и утверждений.

Перед присвоением имен определите границы проекта

Прежде чем в матрицу будут внесены какие-либо имена или должности в компании, проектной команде необходимо четко понимать, где заканчивается работа одной стороны и начинается работа другой. Эти границы не совпадают с организационными должностями. Одна и та же компания может выступать по обе стороны границы — сначала разрабатывая макет, а затем осуществляя монтаж в соответствии с ним — и матрица все равно должна разграничивать эти две позиции, поскольку в случае отсутствия четкого разграничения они сопряжены с разными рисками.

В проекте чистой комнаты постоянно встречаются два вида границ. Физический интерфейс — это место, где сходятся поставка, строительные работы на объекте, монтаж и испытания: там, где оборудование перестает быть просто закупленным предметом и становится чем-то закреплённым, подключённым и готовым к испытаниям. Информационный интерфейс — это место, где документ или набор данных переходит из одних рук в другие или меняет свой статус: там, где чертеж проходит путь от момента создания до согласования с смежными специалистами, а затем до утверждения для строительства. Рассматривать их как один и тот же вид границ приводит к неоднозначности, поскольку сторона, которая что-то чертит, не обязательно является той стороной, которая согласовывает это с другими подрядчиками, и не обязательно является той стороной, которая это утверждает.

Условием, определяющим способ отображения границы, является то, зависит ли работа или информация в данной точке от результатов деятельности другой стороны, прежде чем можно будет продолжить работу. Если граница является самодостаточной — одна сторона осуществляет поставку, монтаж и испытания без необходимости получения исходных данных от кого-либо другого — может быть достаточно простого указания ответственного лица. Если же граница зависит от последовательности действий, например, проход через стену, который должен соответствовать монтажным размерам агрегата, или чертеж, который необходимо согласовать с механическими и электрическими схемами перед утверждением, матрица должна явно отражать эту зависимость, а не предполагать, что она будет решена неформально на объекте.

Именно этот этап сопоставления определяет, сколько строк в конечном итоге потребуется для матрицы. Матрица, построенная на основе общего списка должностных ролей в компании, как правило, недооценивает количество интерфейсов, поскольку она группирует виды деятельности по тому, кто их выполняет, а не по тому, где фактически происходят передачи ответственности. Матрица, построенная на основе физических и информационных интерфейсов, выявляет границы, которые в списке, основанном на должностных ролях, были бы объединены в одну строку, — именно в этом и заключается источник нераспределенной сферы ответственности.

Разделить полномочия по проектированию и обязанности по снабжению и выполнению работ

После того как границы определены, следующим шагом является установление того, кто обладает полномочиями на каждой из них — при этом полномочия не являются чем-то единым. Разработка проектной документации, её согласование с другими специалистами, утверждение к использованию, монтаж в соответствии с ней и тестирование смонтированного результата — это пять отдельных обязанностей, и матрица ответственности, сводящая их в одну колонку “ответственное лицо”, не в полной мере отразит, где могут возникнуть разногласия.

Полномочия по проектированию конкретно касаются того, кто имеет право определять, каким должно быть решение — его конфигурацию, технические характеристики, размеры интерфейсов. Это отличается от полномочий по поставке, которые касаются того, кто предоставляет физическое оборудование или материалы, и в свою очередь отличается от полномочий по выполнению работ, которые касаются того, кто осуществляет монтаж, подключение и ввод в эксплуатацию. Сторона может обладать полномочиями по проектированию, не обладая при этом полномочиями по поставке или выполнению работ, а другая сторона может поставлять оборудование, не имея права голоса при определении его технических характеристик. Если в матрице эти полномочия не разделены, часто возникает следующая ситуация: сторона, выполняющая работы, предполагает, что проектные задачи уже решены, в то время как сторона, обладающая полномочиями по проектированию, предполагает, что при выполнении работ возникнут вопросы, если что-то останется неясным.

Условием, определяющим степень необходимости строгого разделения этих обязанностей, является степень взаимозависимости между результатами проектирования и физическими ограничениями, выявленными на более поздних этапах. Если проект можно доработать до окончательного вида независимо от условий на объекте, на практике такое разделение не имеет большого значения, поскольку вероятность возникновения конфликтов минимальна. Если же проект должен учитывать условия, подтверждающиеся только в ходе монтажа — зазоры, конструктивные стыки, прокладка инженерных сетей — необходимо четко разграничить полномочия по проектированию и обязанности по выполнению работ, поскольку кому-то должно быть предоставлено право принимать решение о том, требует ли ситуация на объекте изменения проекта или лишь корректировки на месте в рамках существующего замысла.

Вопрос о полномочиях по утверждению снова заслуживает отдельного рассмотрения. Утверждение чертежа или готового интерфейса — это не то же самое, что их разработка, согласование, установка или тестирование, даже если одна и та же сторона иногда выполняет более одной из этих ролей в рамках конкретного проекта. В тех случаях, когда полномочия по утверждению принадлежат той же стороне, которая разработала утверждаемый объект, в матрице это следует четко отразить, а не оставлять столбец «Утверждение» пустым, исходя из предположения, что разработка подразумевает утверждение.

Регистрируйте входные и выходные данные, утверждения и подтверждения приемки на каждом интерфейсе

При сопоставлении интерфейсов и разделении полномочий по функциям каждый интерфейс должен иметь фиксированный набор полей, заполняемых для него, поскольку интерфейс, имеющий назначенного владельца, но не имеющий определённых входов или выходов, всё равно остаётся неполным. Поле «Владелец» указывает, кто несёт ответственность; остальные поля определяют, на что именно распространяется эта ответственность.

Требуемые входные данные важны, поскольку интерфейс не может быть реализован правильно, если сторона, ответственная за него, не знает, от какой информации или материалов он зависит. Например, расположение проходного шкафа зависит как от планировки помещения, так и от проекта прилегающего коридора или вспомогательной зоны; фиксация этой зависимости в виде явно указанных входных данных позволяет избежать предположения, что сторона, осуществляющая монтаж, будет иметь всё необходимое без дополнительных указаний. Результаты важны по той же причине, но в обратном направлении — в матрице должно быть указано, что должен дать интерфейс в результате: будь то физическая установка, готовая к испытаниям, чертеж, готовый к согласованию, или набор данных, готовый для проектных работ другой стороны.

Именно в вопросе утверждения многие матрицы теряют ясность, поскольку утверждение зачастую предполагается, а не назначается конкретно. Условием, определяющим необходимость выделения отдельной строки для утверждения, является наличие более чем одной стороны, которая могла бы обоснованно взять на себя или отказаться от ответственности за утверждение. Если только одна сторона может утвердить данный результат, риск неоднозначности снижается. Если утверждение может обоснованно возлагаться на проектировщика, подрядчика или представителя заказчика, то оставление этого поля незаполненным означает, что у проекта нет механизма для урегулирования разногласий в случае их возникновения.

Доказательства приемки представляют собой отдельную область, отличную от вопросов владения, и их не следует выводить из последних. Само по себе владение интерфейсом не является доказательством того, что он был выполнен правильно; в матрице необходимо указать, какие доказательства будут использоваться для приемки результатов — будь то результаты тестирования, протокол утверждения или иной определённый результат работы, связанный именно с данным конкретным интерфейсом, а не с проектом в целом. Такое разделение отражает структуру жизненного цикла, описанную в ISO 14644-4, в котором проектирование, строительство и ввод в эксплуатацию рассматриваются как последовательность, имеющая собственный процесс проверки, при этом не оговаривается, какая из сторон договора выполняет тот или иной этап; в стандарте описываются этапы жизненного цикла, а распределение персонала и документации в рамках этих этапов определяется матрицей конкретного проекта.

Покупателю, готовящему эту информацию для рассмотрения предложений, удобно, что эти поля уже определены, поскольку детали конфигурации, необходимые поставщику — какие входные данные он получит, какие выходные данные от него ожидаются и какие доказательства будут использоваться для утверждения объема работ — совпадают с полями, требуемыми матрицей на каждом интерфейсе, связанном с этим оборудование поставщика.

Урегулирование вопросов, касающихся нескольких участников и нераспределенных областей, посредством разъяснений по предложениям

Сопоставление интерфейсов и фиксация полей позволят выявить пробелы, а сами эти пробелы несут в себе полезную информацию. Пустое поле «Владелец», перечень участников без указания единственного ответственного лица, отсутствующий входной или выходной элемент либо отсутствующая запись, подтверждающая приемку — все это указывает на различные виды нерешенных вопросов, касающихся объема работ, и каждый из них следует преобразовать в конкретный уточняющий вопрос до того, как проект перейдет к этапу закупок или строительства.

Интерфейс без указанного владельца представляет собой наиболее очевидный пробел, и решение этой проблемы соответственно прямолинейно: перед началом работы необходимо определить, кто будет отвечать за этот интерфейс. Интерфейс, в списке участников которого указано несколько сторон без явного единого владельца, представляет собой иную проблему — все участники могут быть правильно указаны, но в матрице всё равно должна быть выделена одна сторона, несущая ответственность, отличающаяся от остальных, поскольку вклад и ответственность не являются взаимозаменяемыми понятиями.

Если поле ввода или вывода остаётся пустым, это не обязательно означает, что требуется уточнение по поводу ответственности, а скорее касается определения: что конкретно требуется данному интерфейсу для продолжения работы или что он должен выдать по завершении. Оставление этого поля пустым не означает, что информация не нужна; это означает, что матрица пока не заставила проектную команду её указать.

В случаях, когда утверждение отсутствует или его функции включены в обязанности той же стороны, которая отвечает за создание, координацию, установку или тестирование данного результата, разъяснение заключается в том, чтобы четко выделить эту обязанность по утверждению, даже если одна и та же компания в конечном итоге выполняет обе роли в рамках разных функций. А в случаях, когда доказательства приемки не указаны, разъяснение заключается в том, чтобы указать, какие доказательства будут фактически использоваться — поскольку интерфейс без определенных доказательств приемки не позволяет подтвердить, что он был выполнен в соответствии со стандартами, требуемыми проектом, независимо от того, насколько четко были распределены обязанности.

Фактором, определяющим степень срочности устранения этих пробелов, является то, насколько рано этап проведения конкурса или тендера происходит по отношению к моменту «заморозки» проекта. Если уточнения возникают, пока проект еще находится на этапе проведения конкурса, вопрос о нераспределенном интерфейсе можно решить в ходе обмена вопросами и ответами до того, как какая-либо сторона определит стоимость или примет на себя обязательства по объему работ. Если же тот же пробел обнаруживается только после подписания контрактов, то такой же нераспределенный интерфейс, как правило, проявляется в виде запроса на позднее изменение или спора о том, в объем работ какой из сторон он должен был входить. Перенос каждой нерешенной ячейки матрицы в журнал разъяснений по заявкам, а не оставлять этот вопрос для неформального решения в ходе реализации, — именно это позволяет удержать решение в рамках коммерческого процесса, где ему и место.

Закрепите матрицу ответственности в договоре и процессе внесения изменений

Матрица распределения обязанностей, которая была окончательно согласована, но так и не включена в договор, не имеет большей юридической силы, чем служебная записка, поскольку ничто не обязывает какую-либо из сторон руководствоваться ею после начала работ. Матрица должна стать официальным документом, на который ссылается договор, а не документом, неофициально сопутствующим договору.

После фиксации матрица также должна иметь четко определенные взаимосвязи с процессом изменений, поскольку проекты меняются — меняется объем работ, изменяются границы взаимодействия, а сторона, которой изначально было поручено выполнить тот или иной результат, может оказаться не в состоянии его предоставить. Условием, отличающим хорошо управляемую матрицу от неустойчивой, является не то, происходят ли изменения, а то, существует ли в матрице четко определенная процедура ее пересмотра в случае таких изменений. При отсутствии такой процедуры первое же изменение в проекте, как правило, неформально лишает матрицу силы, поскольку ни одна из сторон не обязана ее обновлять или подтверждать, что обновление было согласовано с другими затронутыми сторонами.

Матрица, закреплённая в контракте, должна определять, кто вправе предлагать изменения в назначении интерфейсов, кто обязан утверждать такие изменения, а также как обновлённая версия распространяется и повторно подтверждается всеми сторонами, которые от неё зависят. Это отличается от обсуждавшегося ранее утверждения на уровне интерфейсов, поскольку касается изменений самой матрицы, а не утверждения конкретного результата в рамках неизменной матрицы. Если в проекте эти механизмы рассматриваются как одно и то же, изменение матрицы может вносить та же сторона, полномочия которой матрица и должна была определять, что ослабляет функцию матрицы как контрольного документа.

Информация об оборудовании и интерфейсах, зафиксированная ранее в матрице, также учитывается при управлении процессом реализации и координацией по мере продвижения проекта — а система чистых помещений Создание матрицы, объединяющей несколько семейств оборудования, зависит от той же ясности интерфейсов, для обеспечения которой и была разработана матрица, поскольку именно физические и информационные границы каждого семейства с окружающим помещением и инженерными сетями стали причиной создания матрицы в первую очередь. «Замораживание» матрицы не устраняет необходимость принятия решений по мере реализации проекта; оно определяет, кто уполномочен принимать такие решения, и какие данные будут проверены, прежде чем изменение любого интерфейса будет утверждено в окончательном виде.

Часто задаваемые вопросы

Q: Насколько подробной должна быть матрица распределения обязанностей в чистом помещении?
A: Стройте его на основе каждого значимого физического или информационного интерфейса, в отношении которого могут возникнуть неясности относительно ответственности или приемки, а не на основе общего списка компаний. Для каждого интерфейса следует указать одного ответственного, всех участников, необходимые входные и выходные данные, ответственность за утверждение и подтверждение приемки.

Q: Означает ли указание поставщика чистых помещений, что он несет ответственность за выполнение всех задач, связанных с чистыми помещениями?
A: Нет. Сфера ответственности поставщика должна быть четко отделена от полномочий по проектированию, строительным работам на объекте, монтажу, испытаниям и приемке на каждом межведомственном стыке. Определите точные границы модульной чистой комнаты или комплекта системы чистой комнаты, а затем четко распределите все сопутствующие обязанности.

Q: Может ли одна сторона подготовить, скоординировать и утвердить один и тот же чертеж?
A: В рамках проекта одной стороне может быть поручено выполнение нескольких обязанностей, однако в матрице все равно следует отдельно отражать вопросы выполнения, координации и утверждения. Это позволяет проследить за предусмотренными механизмами контроля и не допускает, чтобы одно общее поручение скрывало обязанность, за которую никто не несет ответственности.

Q: Как покупателю следует сравнивать предложения, в которых один и тот же интерфейс реализован по-разному?
A: Сравните предложения по одной и той же строке интерфейса, а затем уточните информацию о предполагаемом владельце, участниках, входных и выходных данных, утверждении и документах, подтверждающих приемку. Устраните существенные расхождения в журнале уточнений предложений до того, как матрица будет включена в договор.

Q: Является ли заполненная матрица ответственности доказательством соответствия стандарту ISO 14644-4?
A: Нет. Матрица определяет распределение обязанностей по проекту и критерии приемки; сама по себе она не свидетельствует о соблюдении требований к чистым помещениям или о прохождении верификации. Стандарт ISO 14644-4 определяет рамки жизненного цикла для проектирования, строительства, ввода в эксплуатацию и верификации, однако в рамках проекта по-прежнему необходимо определить порядок сдачи, утверждения и приемки.