Un fascicolo di presentazione del fornitore per un cabina di erogazione, cabina di campionatura o cabina di pesatura può sembrare completo e tuttavia lasciare il progetto esposto a rischi se la revisione non conferma che ogni disegno, scheda tecnica e protocollo di prova sia riconducibile a quanto effettivamente approvato nel progetto. Il compito del revisore non è quello di giudicare se il pacchetto appaia professionale, ma di verificare, clausola per clausola e interfaccia per interfaccia, che il fornitore abbia realizzato quanto descritto nelle specifiche dei requisiti dell’utente.

Ogni commento allegato alla documentazione deve fare riferimento all’URS approvato

Una revisione della documentazione presentata che parta dai documenti del fornitore anziché dall’URS approvato tende a confermare ciò che il fornitore ha scelto di mettere in evidenza piuttosto che ciò che il progetto richiedeva. Il punto di partenza più sostenibile è lo stesso URS, letto clausola per clausola, con ogni clausola che viene approfondita fino a quando non si arriva a una prova specifica fornita dal fornitore. Tale prova potrebbe essere una quota di un disegno, un valore riportato in una scheda tecnica o una risposta scritta a una richiesta tecnica. Ciò che non può essere è un'affermazione generica secondo cui lo stand “è conforme all’URS” senza indicare in che modo.

Questa distinzione è importante perché una dichiarazione di conformità e una deviazione appaiono identiche a livello di sintesi. Un fornitore può scrivere “pienamente conforme” in una lettera di accompagnamento, mentre il disegno sottostante mostra un materiale diverso, una configurazione del flusso d’aria diversa o una sequenza di controllo diversa rispetto a quanto specificato nelle URS. Se la revisione si ferma alla dichiarazione di sintesi, tale differenza rimane nascosta fino alla messa in servizio o alla qualificazione, quando è più difficile e più dirompente correggerla. Se invece la revisione procede clausola per clausola, confrontando ogni punto con la relativa prova, la differenza emerge mentre è ancora un problema di documentazione piuttosto che un problema sul campo.

La condizione che determina il livello di rigore con cui deve avvenire tale verifica è il modo in cui è stato redatto lo stesso URS. Un URS con clausole specifiche e verificabili (materiali specificati, carichi di utilità specificati, logica di controllo specificata) fornisce al revisore una base diretta di confronto. Un URS con un linguaggio vago o incentrato esclusivamente sulle prestazioni (“adatto al compito di contenimento”, “materiali di costruzione appropriati”) costringe il revisore a interpretare l’intento prima ancora di potersi chiedere se il fornitore lo abbia soddisfatto. In quest’ultimo caso, la revisione dovrebbe segnalare l’ambiguità stessa come punto in sospeso, poiché nessuna risposta del fornitore può essere giudicata conforme o non conforme rispetto a un requisito che non è mai stato specificato.

Ogni differenza tra quanto richiesto dall’URS e quanto presentato dal fornitore costituisce una deviazione, indipendentemente dal fatto che il fornitore la consideri minore. Il verbale di revisione dovrebbe riportarle sotto forma di elenco, non come commenti nascosti nelle annotazioni su un disegno, poiché è proprio l’elenco che dovrà essere utilizzato come riferimento nelle successive fasi di qualificazione e controllo delle modifiche. Una deviazione che il team di progetto decide di accettare rimane comunque una deviazione; il verbale deve indicare che è stata identificata e accettata, non che non sia mai esistita. Ciò garantisce quella tracciabilità che una semplice dichiarazione di conformità non può fornire, e costituisce la base su cui si fonda il resto della revisione, compresi i contributi descritti in [Quali requisiti deve definire l'URS di una cabina di pesatura conforme alle GMP prima della richiesta di preventivo al fornitore], poiché una documentazione presentata può essere verificata solo rispetto a un requisito definito con sufficiente chiarezza da poter essere verificato.

Leggere i disegni di layout e di flusso d’aria come un unico sistema

Il disegno di layout di una cabina e lo schema del flusso d’aria vengono spesso esaminati come documenti separati, uno per l’adattamento spaziale e l’altro per le prestazioni, ma descrivono un unico sistema fisico e dovrebbero essere letti in tal senso. Lo schema del flusso d’aria dovrebbe mostrare le linee di mandata, di ritorno, di scarico, di filtrazione e i sistemi di controllo insieme alle interfacce dell’ambiente a cui sono collegati, non come componenti isolati inseriti su una planimetria. Quando il revisore verifica separatamente l’ingombro e il flusso d’aria, diventa possibile approvare una disposizione che si adatta all’ambiente e un percorso del flusso d’aria che soddisfa un determinato valore prestazionale, senza mai confermare che i due siano fisicamente compatibili nei punti in cui i condotti, i passaggi delle utenze o il cablaggio di controllo devono attraversare l’involucro dell’ambiente.

Il rischio concreto che ne deriva è una discrepanza tra ciò di cui la cabina ha bisogno al proprio confine e ciò che la sala è stata progettata per fornire in corrispondenza dello stesso confine. Il collegamento di scarico di una cabina, il fabbisogno di aria di compensazione o l’interfaccia elettrica e di controllo devono allinearsi con le dotazioni della struttura in una posizione specifica, con dimensioni specifiche e in una sequenza specifica rispetto alla pressurizzazione della sala. Una serie di disegni che illustra correttamente il flusso d’aria interno alla cabina ma che lascia l’interfaccia con la sala come una semplice indicazione generica non fornisce al revisore informazioni sufficienti per confermare tale allineamento. Il revisore ha bisogno che lo schema riporti i dettagli dell’interfaccia fino al punto di collegamento, senza fermarsi al perimetro della cabina stessa.

Laddove la progettazione degli ambienti della struttura sia stata definita prima della scelta della cabina, la verifica dovrebbe prestare particolare attenzione al fatto che i disegni del fornitore tengano conto dei punti di interfaccia effettivi dell’ambiente oppure che si basino su una condizione generica che potrebbe non corrispondere alla realtà. Laddove la cabina sia stata specificata con sufficiente anticipo da influenzare la progettazione dell’ambiente, si applica la verifica inversa: occorre confermare che la progettazione dell’ambiente riportata nei disegni architettonici o impiantistici corrisponda ancora a quanto ipotizzato nello schema di flusso d’aria del fornitore, poiché entrambi i documenti potrebbero aver subito modifiche rispetto al coordinamento originale. Una discrepanza rilevata in questa fase comporta una correzione del disegno; la stessa discrepanza rilevata durante l’installazione comporta una modifica in loco, e la revisione serve in parte proprio a evitare che tale differenza venga determinata dalle circostanze piuttosto che dal team di progetto.

Verificare i materiali, le utenze, i comandi e l'accesso per la manutenzione

Una volta confermato che il percorso del flusso d’aria costituisce un sistema coordinato, la fase successiva della revisione consiste nel confrontare i dettagli fisici e funzionali del progetto presentato con i parametri approvati relativi agli ambienti e ai processi che li regolano. Ciò comprende l’ingombro e gli spazi liberi per la manutenzione, i materiali da costruzione, gli strumenti e gli allarmi, nonché i requisiti relativi alle utenze; ciascuna di queste categorie risponde a una domanda diversa, anche se spesso vengono presentate insieme nello stesso pacchetto di disegni.

L’ingombro e gli spazi liberi necessari per la manutenzione determinano se la cabina possa essere installata, utilizzata e sottoposta a manutenzione all’interno della sala così come è stata costruita, compreso l’accesso di cui un tecnico ha bisogno per raggiungere filtri, strumenti o superfici interne senza interferire con le apparecchiature adiacenti o con i flussi d’aria. I materiali da costruzione determinano se le superfici interne ed esterne della cabina siano compatibili con il processo che la sala è destinata a supportare, compresa la compatibilità con qualsiasi approccio di pulizia o decontaminazione richiesto dal processo. Gli strumenti e gli allarmi determinano se la cabina possa essere monitorata e controllata al livello richiesto dal processo e se le sue condizioni di allarme siano in linea con quanto previsto dal sistema di monitoraggio della struttura. I requisiti relativi alle utenze determinano se i servizi esistenti della sala – potenza elettrica, aria compressa o collegamenti di scarico – siano in grado di supportare la cabina così come progettata, oppure se sia necessario modificare le dotazioni della sala per adattarle alla cabina.

Il fattore determinante per l’orientamento di questa revisione è se i dati relativi agli ambienti e ai processi fossero stati definiti prima che il fornitore iniziasse la progettazione dettagliata. In tal caso, la revisione consiste principalmente in un esercizio di verifica: confermare che la documentazione presentata dal fornitore corrisponda ai dati già fissati. Se invece i dettagli relativi agli spazi o ai processi erano ancora in fase di definizione quando il fornitore ha presentato il proprio progetto, la revisione diventa un’attività di coordinamento e il revisore deve identificare quali dettagli presentati sono provvisori e con quali dati approvati devono ancora essere confrontati una volta che tali dati saranno definitivi. Considerare una corrispondenza provvisoria come definitiva in questa fase crea proprio quel tipo di discrepanza che riemerge in fase di installazione.

Poiché queste quattro categorie – disposizione fisica, costruzione, strumenti e allarmi, nonché servizi di supporto – sono spesso distribuite in vari disegni e schede tecniche contenuti nella documentazione fornita dal fornitore, la revisione risulta più efficace se si raggruppano in un unico confronto consolidato rispetto ai criteri approvati per ciascuna di esse, anziché verificare ogni documento singolarmente man mano che viene ricevuto.

Allineare i piani di collaudo con i limiti previsti dai test FAT, SAT e di qualificazione

Un pacchetto di documentazione da presentare include in genere un piano di collaudo proposto, e la questione oggetto di revisione in questo caso non è se il piano appaia esaustivo, ma se corrisponda ai limiti di collaudo effettivamente concordati per il progetto. I collaudi di accettazione in fabbrica, i collaudi di accettazione in loco e le attività di qualificazione successive all’installazione sono fasi di revisione distinte, ciascuna con la propria sede, le proprie condizioni e il proprio scopo, e il piano di collaudo di un fornitore dovrebbe chiarire a quale fase appartenga ciascun collaudo proposto.

Questa distinzione è importante perché un test valido in fabbrica non è automaticamente valido una volta che la cabina è installata nella sua sede definitiva. Un test in fabbrica può confermare che la cabina funzioni correttamente con l’alimentazione fornita dal fornitore stesso e nelle condizioni della struttura del fornitore. Non può però confermare che la cabina funzioni allo stesso modo una volta collegata alle utenze effettive del progetto, integrata con l’effettivo schema di flusso d’aria della stanza o soggetta alle effettive condizioni di accesso per l’assistenza e la manutenzione della stanza. I test di accettazione in loco servono proprio a colmare questa lacuna, mentre le attività di qualificazione che seguono affrontano requisiti che vanno oltre quelli che ciascuno dei due test di accettazione è progettato per coprire.

Laddove il piano di collaudo di un fornitore preveda di soddisfare un requisito URS esclusivamente tramite collaudi in fabbrica, il revisore deve verificare se tale requisito dipenda da condizioni che sussistono solo una volta che la cabina è installata in loco. In tal caso, il piano deve prevedere un corrispondente collaudo in loco, non un semplice rimando al risultato ottenuto in fabbrica. Al contrario, qualora un fornitore proponga di rinviare alla fase in loco un test che potrebbe essere ragionevolmente verificato in fabbrica, il revisore dovrebbe chiedersi se tale rinvio sia necessario o se semplicemente sposti un problema noto a una fase successiva, dove la correzione risulta più difficile.

ISO 14644-4 descrive questo percorso come un passaggio che va dai requisiti alla progettazione, alla costruzione, alla messa in funzione e alla verifica, il che è utile per comprendere perché queste fasi siano considerate sequenziali piuttosto che intercambiabili; una questione in sospeso in una fase precedente non si risolve automaticamente se viene riesaminata in una fase successiva. EudraLex, volume 4, allegato 15 sostiene il principio più ampio secondo cui la documentazione di qualificazione del progetto dovrebbe dimostrare la conformità del progetto rispetto all’URS durante l’intero ciclo di vita della qualificazione del progetto; tuttavia, le fasi esatte di qualificazione, i criteri di accettazione e l’attribuzione delle prove alle rispettive fasi rimangono decisioni su cui il team di progetto e il fornitore devono concordare direttamente, poiché nessuna delle due fonti prescrive una tecnologia specifica per le cabine di prova o una struttura contrattuale per tale attribuzione. Il compito della revisione in questa fase è quello di confermare che i confini delle fasi del piano di collaudo siano espliciti e coerenti con quanto concordato dal progetto in merito a cosa testare e dove, senza dare per scontato che un piano apparentemente completo abbia coperto gli aspetti corretti nella fase corretta.

Risolvere eventuali discrepanze e integrare i documenti mancanti prima dell'approvazione

L'approvazione non dovrebbe avvenire finché le questioni in sospeso rimangono distribuite in note di revisione separate, poiché è facile perdere di vista, se considerate separatamente, una non conformità registrata in un documento e un risultato atteso mancante segnalato in un altro, anche se ciascuna di esse era stata correttamente identificata al momento. La revisione trae vantaggio da un unico punto di controllo pre-approvazione in cui ogni questione in sospeso, indipendentemente dalla fase di revisione precedente in cui è stata sollevata, viene raccolta e risolta prima che la presentazione venga approvata.

Una non conformità URS non viene risolta semplicemente constatandone l’esistenza; essa viene risolta quando la non conformità è abbinata al disegno del fornitore, alla scheda tecnica o alla risposta scritta che la risolve, e quando il team di progetto ha registrato una decisione in merito, indipendentemente dal fatto che tale decisione consista nell’accettare la non conformità, nel rifiutarla o nel richiedere una modifica progettuale. Una lacuna nel percorso del flusso d’aria non viene risolta semplicemente confermando che i singoli componenti sembrano corretti; viene risolta quando lo schema mostra l’alimentazione, il ritorno, lo scarico, i filtri, i controlli e le interfacce con gli ambienti come un unico percorso coordinato senza punti di connessione irrisolti. Una discrepanza tra i dettagli presentati e i dati approvati relativi all’ambiente o al processo, che si tratti di ingombro, materiali, strumentazione o servizi, non si considera risolta semplicemente rilevando che la documentazione è stata esaminata; essa si considera risolta quando è stato effettuato il confronto specifico e ne è stata accertata la corrispondenza, oppure quando una modifica documentata ha risolto la discrepanza.

Lo stesso vale per il pacchetto dei prodotti finali. Una proposta presentata da un fornitore può soddisfare ogni requisito tecnico della revisione e tuttavia risultare insufficiente per il progetto se non include i certificati, i registri di calibrazione, i manuali, i protocolli FAT e SAT, i dati relativi ai pezzi di ricambio e la documentazione relativa al software che il progetto ha concordato di ricevere. Poiché il contenuto esatto di questo elenco di elementi da consegnare è specifico per ogni progetto, la revisione dovrebbe verificare la conformità rispetto a quanto concordato tra il progetto e il fornitore, non rispetto a un’aspettativa generica su ciò che un pacchetto completo dovrebbe contenere. Laddove tale accordo non sia stato reso esplicito in una fase precedente del progetto, la lacuna stessa diventa una questione in sospeso che necessita di una risoluzione prima dell’approvazione, piuttosto che un presupposto da portare avanti.

Questa revisione finale rappresenta anche il momento in cui le informazioni specifiche del progetto già raccolte dall’acquirente, l’URS approvato, i dati relativi agli spazi e ai processi, nonché l’ambito concordato per i test e i risultati finali, diventano la base rispetto alla quale è possibile verificare la completezza della configurazione o dell’offerta presentata dal fornitore; infatti, un revisore che operi senza tale base approvata non dispone di un punto di riferimento fisso con cui confrontare la proposta presentata. I lettori che stanno elaborando questa struttura di revisione per la prima volta potrebbero trovare utile confrontarla con i criteri più generali di qualificazione dei fornitori descritti in [Lista di controllo per la qualificazione dei fornitori di apparecchiature per camere bianche destinata ai team di controllo qualità, ingegneria e approvvigionamento], poiché la verifica delle offerte e la qualificazione dei fornitori riguardano aspetti correlati ma distinti nell’ambito della stessa decisione di appalto.

Domande frequenti

Q: È sufficiente una dichiarazione generica di conformità alle URS per approvare la proposta di uno stand?
A: No. Associare ogni clausola URS approvata a un disegno, una scheda tecnica o una risposta scritta specifici, e mantenere ogni discrepanza visibile come deviazione registrata fino a quando non sarà stata risolta.

Q: In che modo i revisori dovrebbero gestire un contributo su Airflow che elenca i componenti corretti ma non illustra come questi interagiscano tra loro?
A: Considerare il percorso del flusso d’aria come incompleto finché uno schema coordinato non mostri l’alimentazione, il ritorno, lo scarico, i filtri, i comandi e le interfacce con gli ambienti come un unico sistema. Questa verifica aiuta a individuare eventuali omissioni che potrebbero essere nascoste in documenti separati.

Q: Quali informazioni relative al progetto devono essere definite prima di approvare le dimensioni dello stand, gli allacciamenti e i sistemi di controllo?
A: Utilizzare i dati approvati relativi ai locali e ai processi come base di confronto. Verificare l’ingombro, gli spazi liberi necessari per la manutenzione, i materiali da costruzione, gli strumenti, gli allarmi e i requisiti relativi alle utenze rispetto a tali dati prima di approvare il progetto presentato.

Q: È possibile accettare i documenti FAT e SAT prima che siano stati concordati i limiti di qualificazione?
A: Verificare che siano inclusi i protocolli FAT e SAT richiesti, ma non dare per scontato che le loro fasi o i criteri di accettazione siano universali. Prima dell’approvazione, allineare tali limiti specifici del progetto con l’URS e l’approccio di qualificazione previsto.

Q: Quali documenti di consegna devono essere confermati nel pacchetto di consegna del fornitore?
A: Concordare l’inclusione di certificati, registri di taratura, manuali, protocolli FAT e SAT, dati relativi ai pezzi di ricambio e documentazione relativa al software. Registrare qualsiasi elemento mancante come elemento da fornire in un secondo momento, in modo che non vada perso al momento dell’approvazione della documentazione tecnica.